Как делегировать сегодня, чтобы укрепить бизнес завтра

Начал работу сайт Мурманского оперативного штаба, объединяющий все меры поддержки для населения и бизнеса. На новом портале пользователи могут узнать о федеральных и региональных мерах поддержки для разных категорий граждан. Отдельно сгруппированы меры поддержки для малого и среднего предпринимательства. Это одна из многочисленных мер, которая поможет предпринимателям перестроиться в новых рыночных условиях.

Ирина Берман: «Очень важно предпринимателям помнить и про изменения системы менеджмента в своих компаниях». В условиях текущего кризиса и неопределенности руководителям хочется, чтобы сотрудники их понимали с полуслова. Предприниматели начинают думать на высоких скоростях и ждут того же от сотрудников. Но эти ожидания не всегда выполнимы. Особенно, если коллектив привык работать по-другому.

Шоковая терапия в виде сотни распоряжений приводит к тому, что люди чаще ошибаются, нервничают и не справляются с поставленными задачами. Даже то, что еще вчера делалось четко и быстро, сегодня может стать узким местом. Владелец или управленец чувствует, что его просто не хватает на всех! Что делать, чтобы этого избежать? В любое, и особенно в кризисное время, руководителю нужно помнить: «Сотрудник понимает и выполняет задачу как может, а не как ему сказали».

А в ситуации кризиса и неопределенности из-за огромного количества негативной информации и общего стресса может он меньше. И не потому, что человек неисполнительный, а потому, что сейчас подчиненным нужны поддержка и разъяснения в большем объеме.

Так в чем же суть делегирования в новых реалиях? 

Делегирование от латинского «delegare» означает «передать», «доверить». Это процесс передачи части функций руководителя другим сотрудникам для достижения конкретных целей бизнеса. Делегирование полномочий используется для оптимизации личной эффективности руководителя. Исследование Gallup показало, что средняя выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители владеют навыком делегирования на высоком уровне, оказалась на 33% выше, чем у фирм, чьи руководители имеют низкий уровень делегирования.

Что можно делегировать?

Рутинную работу - для выполнения мелких и несложных задач, в которых предоставляется право выбора, мы приглашаем секретарей. Если начальник отдела будет заниматься сортировкой писем и ответами на телефонные звонки, нет смысла держать в штате сотрудников более низкого уровня.

Подготовительная работа - сбор, структурирование, обработка, информации, подготовка отчетности и прочие задания, которые способствуют порядку.

Специализированная работа - каждый должен заниматься тем, что хорошо умеет.

Непринципиальные вопросы – есть вопросы, которые можно решить без руководителя: какой способ выполнения задачи выбрать, как представить окончательный результат, какого подрядчика выбрать на упаковку мебели.

Как делегировать в новых реалиях?

1. Убеждайтесь, что вас действительно поняли: в процессе выдачи задания у руководителя и подчиненного должно быть понимание, что конечный результат они видят одинаково. В ситуации кризиса у нас нет времени на исправления. Поэтому, в момент делегирования спросите, как видит сотрудник процесс выполнения, какие ресурсы будет использовать, что будет делать, если возникнут препятствия. Это делается через наводящие вопросы и диалог.

2. Внимание к деталям

Все, что может быть понято неправильно, будет понято неправильно. Поэтому, при постановке задачи прикиньте, где могут возникнуть сложности. Эти места требуют подробного «технического задания».

Даже, если у вас очень толковый сотрудник, в кризис внимание человека может рассредоточиться, он может растеряться под валом противоречивой информации. Вы должны настолько детально делегировать задание, чтобы он выполнил его именно так, как вам нужно.

3. Простое обучение

Если в процессе делегирования вы понимаете, что сотруднику нужны дополнительные знания, это удлинит срок выполнения задачи. Возможно, стоит передать задачу кому-то другому, но дать возможность первому наблюдать, или разбить задачу на мелкие подзадачи, используя компетенциям разных сотрудников.

Три основные ошибки в делегировании

Делегировать в обход других руководителей

Не передавайте задачу человеку, который не является вашим непосредственным подчиненным. Сначала нужно согласовать вопрос с его непосредственным руководителем. После чего объяснить задание сотруднику лично, ведь посредник может ненамеренно исказить информацию.

Делегировать «на ходу»

Часто необходимость делегировать появляется, когда уже «сгорели все сроки». Тогда руководитель дает задачу первому встречному сотруднику, не успевая подготовить инструкцию для выполнения. В результате сотрудник допускает много ошибок, результат получается очень посредственным.

Делегировать непосильные задачи

Попробуйте адекватно оценить возможности сотрудника. Передавать сложные задачи с большой ответственностью нужно квалифицированным специалистам, которые не хуже или лучше руководителя разбираются в теме.

Как научиться делегировать в современных реалиях?

Разобраться в себе и ответить на вопрос: почему вы этого еще не делаете и где могут быть трудности? Например, перфекционизм, страх потери контроля или авторитета могут потребовать работы с психологом. Нехватка времени, боязнь ошибиться в сотруднике решаются через развитие soft skills с коучем.  

В моем  телеграм-канале и на странице в ВКонтакте  мы  обсуждаем с экспертами и предпринимателями навыки делегирования, находим первопричины управленческих ошибок, учимся быть эффективными.

Кризис – это время перемен, время учиться делегировать по-новому!